A partire dal 12 agosto non sarà più possibile produrre atti cartacei tra uffici delle pubbliche amministrazioni. Ad annunciarlo, con una nota dal sapore perentorio, è il direttore generale del dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse finanziarie e strumentali Jacopo Greco.
La corsa contro il tempo
La nota, avente oggetto “Dematerializzazione. Riordino degli adempimenti amministrativi in materia di stato giuridico. Personale amministrativo comparto ministeri”, detta le regole per uniformare e semplificare i processi di dematerializzazione dei documenti relativi allo stato giuridico ed economico del personale amministrativo, in ottemperanza al Dpcm 14 novembre 2014. La prima tappa è fissata al primo agosto. A partire da tale data, infatti, non saranno più accettati documenti trasmessi in forma cartacea, eccezion fatta per quelli esplicitamente citati all’articolo 35 del “Manuale per la gestione dei flussi documentali nel Miur”.
Principi generali
Tutti i documenti ancora in formato cartaceo che debbano essere trasmessi all’Ufficio centrale di bilancio per il controllo preventivo di regolarità amministrativo contabile (articolo 5 del Dlgs 30 giugno 2011) devono essere resi conformi all’originale, nel rispetto di quanto disposto dall’articolo 22 e 23 ter del Dlgs 7 marzo 2005 numero 82 (Codice dell’amministrazione digitale) e delle relative regole tecniche.
La procedura
Gli uffici acquisiscono le istanze del personale presentate esclusivamente attraverso il modello predisposto allegato alla nota (modello A). I dirigenti degli uffici provvedono a produrre copia conforme delle richieste, firmandole digitalmente e a trasmetterle, con firma digitale e Pec, all’indirizzo di posta elettronica dgruf@postacert.istruzione.it .
Ai fini della conformità di eventuali documenti allegati, il dipendente può rilasciare dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Questa però deve essere resa sul modello B allegato alla nota. La firma digitale del responsabile dell’ufficio valida la conformità all’originale dei documenti allegati. I documenti originali rimangono, invece, presso l’ufficio medesimo.
Documenti contenenti dati sensibili
La scansione dei documenti da trasmettere viene effettuata secondo le disposizioni specifiche dell’articolo 35 del “Manuale di gestione dei flussi documentali nel Miur”. Lo stesso articolo dispone la non suscettibilità alla scansione di alcune tipologie di documenti. Così i certificati medici contenenti la diagnosi, quelli d’invalidità e i documenti contenti dati sensibili devono essere trasmessi in forma analogica, ma sempre nel rispetto della normativa vigente in materia di riservatezza e dei dati personali e salva l’entrata in vigore di specifiche disposizioni. La conformità all’originale di questa tipologia di documenti è attestata, come nel caso precedente, tramite dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.
Il Sole 24 Ore – 22 luglio 2016