Da domani scatta l’obbligo di invio in conservazione a norma del registro giornaliero di protocollo: termina infatti il periodo di 18 mesi concesso alle pubbliche amministrazioni per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti alle regole tecniche per il protocollo informatico dettate dal Dpcm del 3 dicembre 2013.
Tale decreto, in attuazione del Codice dell’amministrazione digitale, si è occupato innanzitutto di disciplinare la gestione dei flussi documentali sia ricevuti che prodotti dalle amministrazioni. Con tale finalità le pubbliche amministrazioni sono state chiamate a individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento, a nominare il responsabile della gestione documentale (e un suo vicario in caso di assenza o impedimento), nonché il coordinatore della gestione documentale in presenza di più aree organizzative nell’ambito della medesima amministrazione. Deve essere inoltre adottato il manuale di gestione.
Altro adempimento richiesto è la definizione dei tempi e delle modalità per l’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, di quelli multipli e di quelli telefax. L’unico protocollo da utilizzare è infatti quello informatico,da caselle di posta elettronica e da quelle di posta certificata, nonché le istanze e le dichiarazioni presentate alle amministrazioni per via telematica.
Entro la giornata lavorativa successiva a quella di produzione, il registro va inviato al sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità del contenuto. Quanto alla prima fase, e cioè quella di formazione, il registro giornaliero deve essere alimentato con numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema, data di registrazione del protocollo assegnata anch’essa in via automatica, mittente per i documenti ricevuti e destinatario per quelli spediti, oggetto, data e protocollo del documento ricevuto nonché impronta del documento informatico se trasmesso in via telematica e l’indicazione del registro nel cui ambito deve essere effettuata la registrazione.
A tale proposito l’Agid (Agenzia per l’Italia digitale) ha pubblicato sul proprio sito internet le linee guida per la produzione e conservazione del registro giornaliero, sottolineando come in fase di formazione deve essere assicurata la staticità, l’immodificabilità e l’integrità nel tempo del documento informatico, contenente le registrazioni effettuate nell’arco dello stesso giorno, attraverso la produzione di un’estrazione statica dei dati, secondo una struttura predeterminata, e il loro trasferimento nel sistema di conservazione.
Agid ha definito a tal fine anche i metadati da associare al registro giornaliero, chiarendo altresì come la modalità di formazione del registro non rende necessaria la sua sottoscrizione con firma digitale o qualificata, la cui apposizione resta comunque facoltativa.
Entro il giorno successivo alla formazione, il registro va inviato al sistema di conservazione, il quale può essere interno alla struttura organizzativa del soggetto produttore o essere affidato a un conservatore accreditato. La produzione del pacchetto di versamento e del suo formato, come concordati con il responsabile della conservazione, resta a carico del responsabile della gestione documentale o del servizio per la tenuta del protocollo informatico.
Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce – 10 ottobre 2015